Zeitwirtschaft
Intelligente Erfassung und korrekte Buchungen – immer und überall
TimeKeeper organisiert die echtzeitfähige Erfassung, Prüfung und Verwaltung von Zeitbuchungen.
Während die Arbeitswelt immer mehr auf Flexibilität und Leistung getrimmt wird, nimmt die Komplexität der Unternehmensstrukturen deutlich zu. Die gestiegenen Anforderungen an die fachliche und örtliche Mobilität der Mitarbeiter machen dabei die Prozesse nicht einfacher. Dies wirkt sich auch auf die Erfassung der Arbeitszeiten aus. Mit TimeKeeper von InVision ist die Zeiterfassung einfach, detailliert und akkurat zugleich. Und weil Sie die leistungsfähigen Funktionen flexibel an sich wandelnde Bedürfnisse anpassen können, blicken Sie den zukünftigen Herausforderungen gelassen entgegen.
Ganz gleich, ob die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten selbst erfassen oder die Buchungssätze zur Negativerfassung vom System erzeugt werden sollen – mit TimeKeeper werden Zeitbuchungen auf Wunsch für jedes Projekt und jede Aktivität sekundengenau gespeichert. Eine spätere Auswertung für einzelne Kostenstellen oder Abteilungen ist damit genauso einfach möglich wie die Konsolidierung von Ist-Daten für einen Konzern.
TimeKeeper unterstützt mit Hilfe eines offenen Schnittstellenkonzeptes vielfältige Erfassungsmethoden. Ob klassische Hardware-Terminals mit Induktions-, Magnetstreifen-, Chipkarten- oder Infrarotlesern, biometrische Identifikation, Software-/Internet-Terminals wie Infothek TimeRecording oder ursprünglich nicht für die Zeiterfassung vorgesehene Systeme wie Computerkassen oder Telefonanlagen – es werden alle relevanten Detailinformationen automatisch eingelesen und in Echtzeit systemweit zur Verfügung gestellt.
Sie bestimmen selbst, wie die Buchungssätze verarbeitet werden. TimeKeeper erlaubt die Definition beliebig vieler Regeln, um z.B. festzulegen, ob eine einzelne Kommt-Buchung zur Berechnung der Arbeitszeit ausreicht, ob Pausen gebucht werden müssen, welche Rundungen vorgenommen werden sollen und in welcher Toleranzzone Buchungen noch zugelassen sind. Damit bilden Sie genau die Regeln ab, die für den jeweiligen Unternehmensbereich aufgrund gesetzlicher, tarifvertraglicher oder unternehmensinterner Vorgaben relevant sind. Und wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, ist jederzeit eine Anpassung ohne Programmierkenntnisse möglich.
Sämtliche Buchungssätze können Sie auf Wunsch automatisiert von TimeKeeper bearbeiten lassen. Dies kann z.B. die Erstellung von fehlenden bzw. die Entfernung von überzähligen Buchungen sein, die Rundung von Kommt-/Geht-Zeiten auf volle 15 Minuten oder die Korrektur bei Abweichungen zwischen Plan und Ist bzw. bei Verletzungen von Buchungsregeln. Damit verringern Sie den manuellen Bearbeitungsaufwand und können die eingesparte Zeit gewinnbringend einsetzen.
Alle erfassten Arbeitszeiten können in einem integrierten Genehmigungsprozess von Vorgesetzten oder anderen autorisierten Personen geprüft und freigegeben werden. TimeKeeper visualisiert dabei Abweichungen zwischen Plan und Ist sowie Verletzungen von Buchungsregeln. Etwaige Änderungen werden dokumentiert und gewährleisten damit eine uneingeschränkte Revisionssicherheit.
TimeKeeper ist ein integraler Bestandteil des InVision Enterprise WFM und arbeitet daher reibungslos mit allen anderen Komponenten zusammen. Weil alle Module mit einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten, können Sie auf die zeitraubende und fehlerträchtige Mehrfach-Pflege von Daten verzichten. Darüber hinaus werden Sie in die Lage versetzt, die Personaleinsatzplanung innerhalb von Buchungsregeln zu berücksichtigen. So kann z.B. eine Kommt-Buchung nur innerhalb eines Schwellwertes vor dem geplanten Arbeitsbeginn akzeptiert werden oder die Planung immer auf aktuellen Zeitkonten aufsetzen.
Wie alle Komponenten von InVision Enterprise WFM werden die Daten in TimeKeeper durchgängig in Echtzeit verarbeitet. Damit können alle Benutzer z.B. ohne Verzug erkennen, ob es zu Abweichungen zwischen Plan und Ist gekommen ist, wie sich die Zeitkonten entwickeln oder wie viele Mitarbeiter aktuell eine bestimmte Tätigkeit an einem bestimmten Ort ausüben. Selbstverständlich haben alle Controlling-Module Zugriff auf sämtliche TimeKeeper-Informationen, so dass diese alleine oder verknüpft mit anderen internen oder externen Daten ausgewertet werden können.
TimeKeeper von InVision wurde für den länderübergreifenden Einsatz entwickelt und hat sich in der Praxis international bewährt. Somit sind auch multinational aufgestellte Unternehmen in der Lage, mit einem einheitlichen System Ihre globalen Workforce-Management-Anforderungen abzudecken und gleichzeitig die lokalen Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Vorteile gegenüber heterogenen Systemen liegen auf der Hand: weniger Lizenz- und Administrationskosten, einfachere Konsolidierung von Informationen und eine deutlich höhere Transparenz.