Ett tal med 22 560 siffror.

Kan man inte bedriva WFM manuellt eller med hjälp av tabellkalkyler?

Alla som någon gång har gjort ett arbetsschema vet att det finns en rad faktorer att tänka på under planeringen. Förutom arbetsrättsliga lagar bör kollektivavtal och andra överenskommelser beaktas. Dessutom ska hänsyn tas till medarbetarnas önskemål och kvalifikationer. Därtill kommer eventuellt också alla möjliga faktorer mellan samåkning och budgetrestriktioner.

Det räcker inte med att ett arbetsschema följer alla regler. Det måste dessutom gynna företaget optimalt. Antalet medarbetare måste ju stå i samklang med behovet – annars kostar det för mycket. För få medarbetare medför å andra sidan att kunderna inte får sin service eller att maskiner inte körs.

Att göra ett arbetsschema är således en komplicerad uppgift. Kort sagt gäller det att hitta den optimala kombinationen av medarbetare, arbetstid och arbetsuppgifter som ger den bästa täckningen och som samtidigt följer alla regler och lagar.

Men hur många kombinationer finns det då?

Låt oss anta att man planerar arbetsscheman för 25 medarbetare för en femdagars arbetsvecka. Medarbetarna kan börja antingen klockan 8, 9 eller 10. Detta ger en siffra som kan skrivas 3 upphöjt till 25 = 847 288 609 443. Det finns alltså drygt 847 miljarder olika möjligheter för hur dessa medarbetare kan jobba under en vecka. 847 miljarder förslag till arbetsscheman! Av dessa finns det endast några som är optimala för ditt företag.

Låt oss vidare anta att dessa 25 medarbetare får ännu flexiblare arbetstider och kan börja sitt arbete när som helst mellan 8–10 med 15-minuters intervaller. Jobbar medarbetarna i pass som är 4, 5, 6, 7 eller 8 timmar långa, ökar antalet möjliga arbetsscheman till 45 upphöjd till 125. Redan att kontrollera att alla regler följs i 325 scheman och att bland dessa hitta den som täcker behovet bäst är en utmaning som heter duga. Att jobba manuellt med 45125 olika arbetsscheman kan ta en livstid.

Om man då har ett scenario där 100 medarbetare under en månad skall tilldelas 10 olika aktiviteter (inkl. raster) och jobba pass på 4–8 timmar som kan börja arbeta när som helst i 15-minuters intervaller mellan 8-16 svindlar det verkligen. Kan medarbetarna dessutom utföra upp till 5 olika aktiviteter per dag uppgår antalet möjligheter till snarast ofattbara 33 126 4893000 (vilket är ett tal med 22 560 siffror). Och då har vi endast tagit hänsyn till att medarbetarna har en enda flexibel rast.

För att beräkna detta måste man ta till den logaritmiska enheten neper, och det säger sig självt att sådana problem enbart kan lösas av professionella Workforce Management-system med automatiserad optimering.

Lösningen heter InVision Enterprise WFM – en lösning som är snabb och enkel och som kan skräddarsys enligt dina önskemål.