Een getal met 22.560 cijfers.

Kan Workforce Management niet eenvoudig handmatig of met behulp van een spreadsheetcalculatie worden verricht?

Iedereen die al eens zelf een personeelsplanning heeft gemaakt, weet dat er bij die planning rekening moet worden gehouden met een lange reeks van uiteenlopende factoren. Niet alleen dient men rekening te houden met de toepasselijke wet- en regelgeving, CAO-voorschriften en de bepalingen in arbeidscontracten, maar ook met uitgesproken voorkeuren en beperkingen van werknemers, de specifieke kwalificaties van werknemers en de overige randvoorwaarden zoals samenwerkingsverbanden, arbeidsurencontingenten en eventuele budgetrestricties.

Het gaat er echter niet alleen om dat een plan voldoet aan alle geldende regels. Het moet ook zo optimaal mogelijk op de behoeften afgestemd zijn. Want wanneer er meer medewerkers dan strikt noodzakelijk worden ingepland, dan lopen de kosten te hoog op. Bij te weinig personeel bestaat de mogelijkheid dat klanten niet worden bediend of dat machines niet kunnen draaien.

Het opstellen van een personeelsplanning is een kwestie van slim combineren. Om het kort en krachtig te formuleren: men moet de juiste combinatie van werknemers, arbeidstijden en activiteiten zien te vinden. Deze combinatie moet aan alle regels voldoen en de behoefte op de best mogelijke manier afdekken.

Maar hoeveel combinaties zijn er per definitie mogelijk?

Laten wij aannemen dat er voor een dag in totaal 25 medewerkers moeten worden ingepland voor een activiteit. De medewerkers kunnen respectievelijk om 08.00, 09.00 en 10.00 uur beginnen met hun werkzaamheden. In totaal zijn er dan 325 = 847.288.609.443, dus méér dan 847 miljard verschillende mogelijkheden hoe deze 25 werknemers deze werkdag kunnen invullen.Dat zijn 847 miljard mogelijke planningen en één of meerdere daarvan zijn het meest geschikt voor uw behoefte.

Wanneer wij ervan uitgaan dat deze 25 werknemers flexibeler moeten gaan werken en hun werkdag tussen 08.00 en 10.00 uur beginnen in een 15-minuten interval en per dag vier, vijf, zes, zeven of acht uur kunnen werken, dan stijgt het aantal mogelijkheden voor een periode van 5 dagen tot 45125. Terwijl de controle van 325 plannen op naleving van regels en optimale behoefteafdekking al een enorme klus lijkt te zijn, is de handmatige bewerking van 45125 plannen binnen een eindig tijdsbestek nauwelijks voorstelbaar.

Neemt men vervolgens een scenario in ogenschouw, waarin 100 werknemers voor een maand bij 10 verschillende activiteiten (inclusief pauzes) moeten worden ingepland en de werktijden met tussenpozen van 15 minuten starten tussen 08.00 en 16.00 uur en tussen 4 en 8 uur duren in segmenten van 15 minuten en neemt men bovendien aan dat elke medewerker elke dag achter elkaar max. 5 verschillende activiteiten uitvoert, dan stijgt het aantal mogelijke combinaties tot 33.126.4893000 (een getal met 22.560 cijfers).

Een probleemstelling, die zoveel oplossingsmogelijkheden kent, valt wiskundig gezien onder de NP-harde of NP-volledige problemen. Alleen professionele Workforce Management systemen met automatische optimalisatie zijn in staat om onder deze omstandigheden optimaal plannen te genereren.

Met InVision Enterprise WFM lost u dit probleem op – snel, eenvoudig en op uw specifieke eisen afgestemd.