SchedulePro

Massima efficienza per l’impiego del vostro personale

SchedulePro vi assiste nella pianificazione delle risorse umane gestendo i dati relativi al fabbisogno, alle risorse disponibili ed alle regole di pianificazione per giungere al risultato migliore.

Solo una pianificazione perfetta consente un impiego efficiente del personale

Regole di pianificazione, contratti, modelli di orario, orari di lavoro flessibili e costante orientamento al fabbisogno di risorse: una persona che deve gestire tutti questi dati manualmente non è senz’altro da invidiare. Tuttavia, proprio l’orientamento sistematico al fabbisogno effettivo nell’impiego del personale offre una delle maggiori potenzialità di efficienza gestionale che le aziende e le Pubbliche Amministrazioni possono sfruttare oggigiorno.

SchedulePro, componente centrale del sistema di workforce management, sfrutta proprio questa potenzialità riunendo automaticamente il fabbisogno, le risorse e le regole di pianificazione per stendere piani di lavoro davvero efficaci.

Uno strumento per tutte le esigenze di pianificazione

Rifiutate i compromessi! SchedulePro è in grado di automatizzare l’intero processo di pianificazione delle risorse, senza alcuna restrizione. È praticamente impossibile trovare in commercio una gamma di funzioni altrettanto ampia, interfacce così intuitive ed un accesso talmente rapido ai propri dati. SchedulePro vi permette di orientare sistematicamente la pianificazione delle risorse al vostro fabbisogno, rispettando le regole di pianificazione e soddisfacendo le esigenze dei vostri dipendenti.

Conversione del fabbisogno di personale in turni ottimali

Indipendentemente dal fatto che lavoriate con orari flessibili, che potrebbero iniziare anche ad intervalli di 15 minuti, o con pochi turni al giorno, con un solo comando nel modulo SchedulePro il vostro fabbisogno di personale viene convertito: ne risulta una combinazione ottimale di turni o modelli di orario. Per farlo vengono utilizzati esattamente i turni e modelli di orario desiderati e consentiti nella vostra organizzazione. Anche nel caso in cui, ad esempio, desideriate verificare se l'introduzione di un nuovo modello di orario o di una pausa ha l'effetto desiderato sulla produttività, con SchedulePro potete appurarlo rapidamente con pochi clic del mouse.

Definizione di un modello di orario variabile

Creazione dei turni tenendo in considerazione diverse attività

Definizione flessibile di un sistema di turni a rotazione

Sistema di turni a rotazione

Anche se non lavorate ancora con modelli di orario completamente flessibili, SchedulePro contribuisce a semplificare la gestione e la pianificazione delle vostre rotazioni di turni: questo modulo supporta infatti tutte le varianti possibili di rotazioni, dal semplice alternarsi tra turni del mattino e della notte fino a modelli complessi che utilizzano centinaia di tipi di turno per un periodo di vari anni.

Inoltre è possibile combinare a piacimento orari di lavoro flessibili e rotazioni, come ad esempio nel caso in cui si desideri pianificare un giorno libero fisso ogni due settimane, in un giorno che si alterna dal lunedì alla domenica, ma sempre pianificando le ore di lavoro restanti in modo da coprire fabbisogno.

Visualizzazione dei dati aggiornati per tutti gli utenti, senza eccezioni

Schermata di pianificazione

Grazie alla speciale architettura “multi tier” di InVision Enterprise WFM, ciascun utente dispone sempre dei dati aggiornati sullo schermo, senza che sia necessario attualizzarli o scaricarli manualmente. L’InVision Enterprise Server riconosce automaticamente che i dati visibili sono stati modificati ed informa immediatamente tutte le workstation interessate. In tal modo si evita un sovraccarico della rete e si viene a creare una nuova dimensione di collaborazione: potete infatti lavorare ad uno stesso piano insieme ad altri responsabili della pianificazione con la certezza che i vostri colleghi di Tokio vedano gli stessi dati attuali dei colleghi di Roma. Questo vale anche se avete appena spostato di 15 minuti la pausa prevista per le 10:00 o se un collega ha appena adeguato il numero di ore previste per quel turno.

Controllo costante di tutte le regole di pianificazione

Verifica automatica delle regole di pianificazione

Indipendentemente dalla fase di pianificazione che state eseguendo, ad ogni nuova modifica apportata SchedulePro verifica che la vostra pianificazione sia sempre conforme alle regole definite; questo vale per tutte le regole, dalle normative di legge, gli accordi di categoria e quelli contrattuali fino ai contratti individuali nelle singole ubicazioni e con i singoli dipendenti.

Tutte le regole possono essere adattate alla realtà della vostra organizzazione, in modo che anche nel caso in cui il software venga installato a livello internazionale o in varie aree di un’azienda vengano sempre effettuate le verifiche necessarie alle relative esigenze. Sarete voi stessi a decidere anche per quali utenti una regola debba essere rispettata alla lettera o considerata semplicemente come avvertenza.

Visione completa di tutti i parametri rilevanti per la pianificazione

• Copertura in eccesso o in difetto - SchedulePro adatta costantemente la vostra pianificazione delle risorse al vostro fabbisogno e riporta ogni differenza rispetto al fabbisogno, se lo desiderate anche in una rappresentazione grafica. In questo modo potete riconoscere immediatamente quando si profila una situazione con un numero eccessivo o insufficiente di dipendenti. Grazie alla tecnologia “Heatmap” di InVision è possibile osservare in quale misura il fabbisogno di personale che avete individuato venga coperto in eccesso o in difetto. Maggiore è la differenza rispetto al fabbisogno, più forte sarà la tonalità del colore in cui i valori vengono evidenziati.
• Calcolo delle ore - tutti i consuntivi delle ore, sia delle ore dovute che di quelle effettive, vengono costantemente aggiornati nell’intero sistema. In tal modo potete sempre osservare le ripercussioni di modifiche apportate alla pianificazione sulle ore di lavoro in più o in meno rispetto alla norma come pure se gli scostamenti rispetto a quanto pianificato, individuati tramite il sistema di rilevazione presenze, rendono necessaria una modifica della pianificazione.
• Parametri personalizzati - ogni modifica apportata alla pianificazione si ripercuote sempre su uno o più parametri impattando sull’intera azienda o su singole aree. Perché non usufruire di queste informazioni durante la pianificazione? SchedulePro importa tutti i parametri dal modulo OnlineCockpit e li integra nella pianificazione, naturalmente aggiornandoli costantemente. In questo modo siete sempre informati sulle conseguenze della vostra pianificazione su fatturato, costi e utili o su qualità del servizio e sfruttamento delle capacità produttive.
• Consolidamento online - tutti i parametri vengono consolidati in modo automatico ed immediato nella vostra struttura di pianificazione per tutti i livelli superiori. In questo modo il responsabile di un team ha una visione d’insieme del suo team, il capo di un’area sulla sua area, il direttore sulla sua azienda ed il dirigente di un gruppo su tutto il gruppo. Se necessario si possono visualizzare dettagliatamente i punti critici o confrontare i dati tra un settore e l’altro. Tutto questo è possibile online e senza nessuna conoscenza di programmazione.

Galleria foto: Centro dei turni - parametri rilevanti per la pianificazione

Funzioni aggiuntive per una pianificazione agevole

• Zoom ultrarapido per tutti i dettagli - con SchedulePro avete sempre accesso immediato a tutti i dati dettagliati; anche partendo da una sintesi dell’anno potete intervenire immediatamente, con un solo clic del mouse, in ogni singolo minuto della pianificazione.
• Accesso diretto all’andamento passato della pianificazione - per ogni dato della pianificazione, SchedulePro può mostrarvi quali sono le ultime modifiche apportate e chi le ha effettuate. Questa funzionalità vi permette fra l’altro di recuperare uno stadio di pianificazione passato, operazione anch’essa semplice e rapida.
• Sostituzione rapida in caso di assenze impreviste - se uno dei vostri dipendenti non si presenta al momento previsto, ad esempio perché è malato, SchedulePro vi propone un dipendente adeguato a sostituirlo per evitare che l’assenza comprometta i risultati della vostra pianificazione. Naturalmente, anche in questo caso si terrà conto di tutte le regole definite.
• Scambio di turno semplice e conforme alle regole - se lo desiderate,SchedulePro provvede ad organizzare per voi lo scambio di turni. Sarete voi a decidere se farvi proporre dal sistema unicamente i sostituti adatti o se lo scambio debba avvenire in modo autonomo da parte dei vostri dipendenti nel modulo Infothek Interactive Schedule.
• Pianificazione integrata di meeting - se dovete pianificare un meeting a breve termine, SchedulePro provvede a cercare per voi il periodo più adeguato in cui sono presenti tutti i dipendenti necessari e che comporta le minime ripercussioni sulla copertura del fabbisogno.

Galleria foto: Funzioni aggiuntive nel Centro dei turni

Supporto integrato di strutture virtuali e di organizzazioni multi sito

Come tutti gli altri componenti di InVision Enterprise WFM, anche SchedulePro supporta nativamente strutture virtuali e diverse ubicazioni. Di conseguenza potete, ad esempio, definire un fabbisogno complessivo di personale per tutte le ubicazioni ed eseguire unicamente la pianificazione delle risorse a livello decentralizzato. In alternativa potete assegnare un fabbisogno specifico a ciascuna ubicazione e delegare la responsabilità per la copertura locale del fabbisogno. Un'altra possibilità è quella di individuare un fabbisogno virtuale e complessivo di personale e di assegnare il compito della pianificazione delle risorse ad un’area centralizzata. Le possibilità offerte da InVision Enterprise WFM per la pianificazione in diverse ubicazioni sono pressoché illimitate.

Indipendentemente dal modo in cui decidete di riprodurre le diverse ubicazioni, tutti i dati sono sempre disponibili, vengono consolidati ed aggiornati online in tutto il sistema. Grazie all’architettura “multi tier” ed all’interfaccia web, al vostro lavoro non verranno posti limiti tecnologici, né ora, né in futuro.

Confronto online con i dati effettivi

In SchedulePro avete la possibilità di raffrontare in tempo reale e in modo dettagliato gli orari di lavoro pianificati con gli orari effettivi importati da InVision Timekeeping o da sistemi esterni. In questo modo riconoscerete immediatamente se la vostra pianificazione viene rispettata o se, ad esempio, una pausa dura più a lungo del previsto.