TimeManager

Il tempo è troppo prezioso per essere sprecato

Con la perfetta integrazione dei moduli TimeKeeper e TimeManager nel software InVision Enterprise WFM la gestione delle ore raggiunge lo stesso grado di flessibilità della pianificazione degli orari di lavoro dei dipendenti.

Integrazione della gestione delle ore nel processo di workforce management.

La rilevazione delle presenze e la contabilizzazione delle ore di lavoro sono strettamente collegate al processo di pianificazione dei turni. Dato che una schedulazione altamente flessibile esige una contabilità delle ore dettagliata e precisa, è evidente che la gestione delle ore debba essere integrata nel processo di workforce management.

Ottimizzazione continua grazie al time management

La perfetta integrazione delle funzionalità di time management nel software InVision Enterprise WFM offre un alto grado di flessibilità nell’elaborazione degli orari di lavoro rilevati. Regole definibili in conformità alle esigenze individuali consentono di imputare automaticamente i dati ottenuti dalla rilevazione presenze a conti delle ore creati dall’utente, al fine di contabilizzare diversamente ore ordinarie o straordinarie, turni speciali, orario flessibile, ferie e così via. In questo modo è possibile perseguire la continua ottimizzazione dei dati pianificati sulla base dei dati effettivi rilevati in tempo reale.

Grazie a queste funzionalità i moduli TimeKeeper e TimeManager costituiscono l’anello di congiunzione ideale tra la rilevazione delle presenze e la valutazione delle ore ovvero la contabilizzazione come pure tra le varie fasi di pianificazione.

Gestione dei conti precisa

Le ore di lavoro rilevate nel corso di un giorno possono essere suddivise automaticamente in diverse attività o assenze e di conseguenza possono essere imputate ai relativi conti in base a regole definite dall’utente.

Grazie a questa funzionalità il programma è in grado di riconoscere le pause come pure, ad esempio, elaborare automaticamente gli scostamenti minimi rispetto all’orario pianificato e imputare i dati rilevati ai conti delle ore. Le ore supplementari possono quindi essere imputate a scelta ad un conto degli straordinari in modo che se ne possa tener conto nella pianificazione degli orari del mese successivo.

Il sistema altamente efficiente sviluppato da InVision per la gestione delle regole di time management è in grado di soddisfare le diverse esigenze delle realtà più complesse di diversi settori, dall’equiparazione delle ore effettive alle ore pianificate usualmente applicata nel commercio sino a regole aziendali specifiche relative all’entrata o all’uscita in anticipo o in ritardo, arrotondamenti e margini di flessibilità tollerati.

Consultazione parallela di orari pianificati ed orari effettivi

Potendo essere visualizzati direttamente nel Centro dei turni, i valori dei conti delle ore e delle ore annuali possono svolgere un ruolo importante anche nella pianificazione.

Il Centro dei turni rappresenta per i responsabili della pianificazione la piattaforma centrale con cui creare gli orari di lavoro con InVision Enterprise WFM: in questa parte centrale dell’intero software si possono visualizzare i piani ottenuti come pure apportare delle modifiche manuali. La rappresentazione di tipo grafico consente una visualizzazione chiara e completa sia dei piani di lavoro e delle attività pianificate per ogni dipendente che di attività ed orari di lavoro effettivamente rilevati.

Disponendo di un sistema che permetta un’esatta rilevazione delle presenze in tempo reale è possibile riconoscere a colpo d’occhio se il piano redatto viene rispettato esattamente o se in seguito ad un carico di lavoro diverso dal previsto si sono verificati degli scostamenti. Questi dati costituiscono quindi informazioni importanti che consentono la continua ottimizzazione delle pianificazione anche in tempo reale.

Elaborazione accurata dei dati per il sistema di gestione paghe e stipendi

La verifica e la trasmissione delle ore di lavoro al sistema di gestione paghe e stipendi sono diventate parte integrante delle funzionalità di time management di InVision Enterprise WFM.

Grazie al sistema di gestione delle regole di time management, che elabora parte dei dati rilevati, i responsabili devono verificare solamente le anomalie e gli scostamenti, visualizzati in una sintesi che permette di riconoscere rapidamente le voci che necessitano un’elaborazione manuale o un’accettazione esplicita.

Scambio di dati con altri sistemi

Grazie all’architettura aperta ed alle interfacce disponibili, InVision Enterprise WFM è perfettamente integrabile nell’infrastruttura informatica già presente, in modo da consentire sia di importare i dati sulle ore di lavoro dal sistema di rilevazione presenze che di esportare i valori elaborati dai conti delle ore al sistema di gestione paghe e stipendi.

Il sistema è in grado di supportare sia terminali di rilevazione presenze con lettori di carte chip o a banda magnetica che sistemi di riconoscimento biometrico e sistemi informatici di rilevazione presenze, come ad esempio il modulo di InVision Infothek Time Recording.

Le ore di lavoro importate da InVision Enterprise WFM tramite queste interfacce sono a disposizione in tempo reale e consentono di aggiornare continuamente i saldi dei conti delle ore.

Risparmiate tempo... e denaro

Le funzionalità di time management di InVision Enterprise WFM permettono di coprire l’intero processo:

• dall’import dei dati rilevati,

• la ripartizione delle ore,

• l’imputazione a diversi conti,

• la verifica e l’approvazione delle ore di lavoro,

• sino alla registrazione dei dati nei conti delle ore ed

• alla trasmissione dei valori dei conti delle ore a sistemi di gestione paghe e stipendi

L’automazione dei processi così raggiunta contribuisce a risparmiare tempo e denaro e ad evitare errori.

Contemporaneamente consente di diminuire il carico di lavoro dei quadri dirigenti ed è comprovato che permette altresì di aumentare la soddisfazione dei dipendenti.