Il fabbisogno di personale costituisce la base di ogni corretta pianificazione. Per questo motivo la definizione esatta del fabbisogno di personale rappresenta un fattore di successo decisivo per eseguire la pianificazione delle risorse in modo ottimale. In aziende o in aree aziendali nelle quali si possono identificare degli schemi ricorrenti nel volume di lavoro per certi periodi (ad esempio schemi giornalieri, settimanali o stagionali), ForecastPro è lo strumento ideale per prevedere in modo accurato il fabbisogno futuro di personale.
ForecastPro permette di definire parametri di qualsiasi tipo (ad esempio fatturato, numero di contatti clienti, durata media delle operazioni, quantità di pezzi da produrre, ecc.), per i quali vengono raccolti i dati storici e realizzate le previsioni. Essendo data la possibilità di definire qualsiasi tipo di dato, potete registrare anche parametri insoliti, ad esempio dati di tipo meteorologico.
Tutti i parametri vengono registrati in una struttura gerarchica definita dall’utente, in modo da poter rappresentare la reale struttura aziendale. A ciascuna unità per la quale bisognerà effettuare una previsione verranno attribuiti solo i dati necessari a definire il fabbisogno di personale. Grazie a questa struttura potete impostare la vostra previsione su diversi parametri a seconda dell’area interessata: sul numero e sulla durata media di gestione delle telefonate e delle e-mail per quanto riguarda il vostro Contact Center, sul volume delle vendite orarie o sui flussi clientelari nella vostra area commerciale e sulle quantità di pezzi e lo sfruttamento dei macchinari nel reparto produzione. Inoltre, potendo definire orari di apertura individuali per ciascuna unità, si possono individuare dati per soli 15 minuti alla settimana come pure per 24 ore, 7 giorni su 7.
I dati grezzi raccolti possono essere elaborati dall’utente, ad esempio per salvare separatamente valori anomali, che quindi vengono esclusi in modo da non pregiudicare i risultati della previsione.
Con il calendario per la previsione potete definire per ciascuna unità eventi particolari per i quali sono necessari sia una previsione che un calcolo del fabbisogno di risorse ad hoc. Ciò consente di registrare con precisione e di includere accuratamente nel calcolo del fabbisogno anche azioni di vendita o promozionali, l’invio di cataloghi o di fatture, l’aumento di tariffe e così via.
Sulla base dei dati storici raccolti vengono create delle curve tipiche di distribuzione per giorni o per determinati periodi (ad esempio per settimane) relative ai parametri definiti. Per ottenere tali curve i dati dei giorni o dei periodi precedenti vengono rappresentati graficamente e riassunti in una media ponderata. In qualità di utenti potete intervenire in qualsiasi momento sui dati usufruendo di comode procedure guidate. Grazie alle curve create potrete disporre in qualsiasi momento, ad esempio, dei dati sull’andamento dei flussi clientelari relativi ad un lunedì tipico o sulla quota di fatturato pertinente al secondo lunedì del mese.
La creazione di previsioni nel modulo di ForecastPro avviene tramite l’immissione dei dati, presentati secondo una chiara sequenza di tutti i passi necessari ad un calcolo del volume di lavoro futuro. ForecastPro riconosce automaticamente le tendenze stagionali e combina tutte le informazioni necessarie, quali le curve di distribuzione giornaliere o settimanali per il periodo di tempo definito dall’utente. Tutti i risultati vengono rappresentati graficamente, in modo che i valori vengono visualizzati nell'arco del periodo di previsione agli intervalli predefiniti, partendo da intervalli minimi anche di soli 15 minuti. Naturalmente, in qualsiasi fase l’utente può anche completare i dati proposti dal sistema aggiungendo informazioni proprie o apportando la propria esperienza.
ForecastPro offre un sistema intelligente con funzionalità di auto apprendimento: maggiore è il numero di dati storici raccolti e delle previsioni realizzate, più i risultati saranno precisi. Con questa soluzione fare previsioni accurate ed attendibili in futuro non sarà più un salto nel buio e diventerà un gioco da ragazzi.
Indipendentemente dall’area dell’azienda per la quale desiderate calcolare il fabbisogno di personale, ForecastPro mette a vostra disposizione il metodo corretto. Con l’ausilio di una vasta biblioteca di script e di numerosi metodi predefiniti, sarete voi a decidere se fissare per il vostro call center un valore di Service Level, per il vostro back office una durata media di risposta, per i posti cassa o di consulenza della vostra area commerciale un tempo massimo di attesa o per il vostro reparto produzione un carico medio di lavoro. Naturalmente ForecastPro utilizza gli standard dei vari settori di attività, quali le teorie delle code, le vendite orarie o le simulazioni multi-skill.
Per consentirvi di sfruttare al meglio l’effetto del raggruppamento di dipendenti, come tutti gli altri moduli di InVision Enterprise WFM anche ForecastPro supporta nativamente strutture virtuali e diverse ubicazioni. Di conseguenza potete, ad esempio, realizzare una previsione dei valori relativi ai vostri parametri per tutta l’azienda e procedere quindi alla conversione dei dati ottenuti in fabbisogno di personale per ogni singola ubicazione. In alternativa, già nel corso della previsione potete ripartire il volume di lavoro in modo dinamico, sulla base delle risorse disponibili a livello decentralizzato. Un'altra possibilità è quella di individuare un fabbisogno di personale complessivo (virtuale) e di eseguire a livello decentralizzato solamente la pianificazione in termini di pianificazione del personale Queste e tante altre sono le possibilità offerte da InVision Enterprise WFM per elaborare i dati a livello centralizzato o decentralizzato a seconda delle vostre esigenze.
Indipendentemente dal modo in cui decidete di riprodurre le diverse ubicazioni, tutti i dati sono sempre disponibili, vengono consolidati ed aggiornati online in tutto il sistema. Grazie all’architettura ”multi tier” ed all’interfaccia web, al vostro lavoro non verranno posti limiti tecnologici, né ora, né in futuro.
Tutte le previsioni realizzate da ForecastPro possono essere costantemente verificate tramite il modulo OnlineCockpit. In caso di scostamenti, avviene automaticamente un aggiornamento continuo in tempo reale della previsione sulla base di dati attuali, dando luogo ad un reforecasting, vale a dire ad una riformulazione online della previsione. Ciò vi consente di vedere in qualsiasi momento l’andamento del resto della giornata tenendo conto delle informazioni più recenti, e di reagire ad eventuali cambiamenti più rapidamente della vostra concorrenza.
Ogni previsione eseguita nel modulo ForecastPro può essere realizzata con diversi parametri ed essere salvata separatamente. Così sarete sempre pronti ad intervenire nel caso in cui, ad esempio, il vostro volume di lavoro aumenti del 10% anziché del 5%, oppure potrete valutare rapidamente le ripercussioni di un Service Level più alto sul vostro fabbisogno di personale o le conseguenze di tempi di attesa più brevi per i vostri costi.
