SchedulePro

La máxima eficiencia en la planificación de horarios de su personal

SchedulePro le asiste en la gestión de los Recursos Humanos teniendo en cuenta la necesidad de personal, los recursos existentes y las reglas de planificación.

Solamente una planificación perfecta produce una gestión de turnos efectiva

Planificar manualmente los Recursos Humanos de una empresa teniendo en consideración factores como las reglas de planificación, los contratos, los modelos de turnos y horarios flexibles, y orientándose además en la necesidad de personal, es un reto colosal. Sin embargo, asegurar que los turnos de trabajo del personal cubran la necesidad de personal es vital para el éxito en el clima de negocios actual.

SchedulePro le permite realizar esta difícil actividad. Se trata de un componente central de la gestión de su personal, que automáticamente tiene en cuenta su necesidad de personal, el personal disponible y sus reglas de planificación, con el objeto de crear y gestionar un plan verdaderamente efectivo.

Una herramienta que cubre todas sus necesidades de planificación

No se conforme con menos. SchedulePro automatiza todo el proceso de planificación de horarios de trabajo de su personal, de principio a fin. Su amplio conjunto de características, intuitiva interfaz de usuario y acceso instantáneo a sus datos son prestaciones exclusivas en el mercado. SchedulePro le ayudará a asignar el personal necesario de acuerdo a la necesidad existente, para cumplir con todas sus reglas de la planificación y ajustarse a las peticiones de sus empleados.

Conversión de la necesidad de personal en turnos optimizados

Bien si opera con franjas flexibles de tiempo de 15 minutos o con unos pocos turnos cada día, SchedulePro calcula la combinación más efectiva de turnos o modelos diarios basados en la necesidad de su personal, con solo pulsar un botón. Solamente se consideran los turnos o los modelos de horario que haya definido para su organización. Además, si quisiera ver el efecto deseado en la productividad introduciendo un nuevo modelo de horario o de descansos, SchedulePro se lo mostraría con solo unos clics de ratón.

Definición de un modelo de horario variable

Creación de turnos teniendo en cuenta diversas actividades

Definición flexible de modelos de turnos rotativos

Sistema de rotación de turnos

Incluso si no dispone de modelos de turnos flexibles, SchedulePro hace más fácil planificar y gestionar sus modelos de turnos rotativos. Soporta cualquier sistema o secuencia de rotación, desde los simples cambios de “más pronto o más tarde” hasta modelos más complejos que tengan en cuenta un gran número de tipos de turnos en un periodo de varios años.

Además, los horarios de trabajo flexible pueden ser libremente combinados con turnos fijos. Por ejemplo, si quiere definir un día libre cada dos semanas que “circule” a lo largo de la semana de lunes a domingo, pero también quiere disponer del número adecuado de personal para el resto del horario de trabajo.

Datos en tiempo real para cada usuario

Ventana de planificación

Gracias a la exclusiva arquitectura multicapas de Enterprise WFM de InVision, cada usuario tiene siempre los últimos datos en pantalla sin tener que actualizar la vista manualmente. El servidor de InVision Enterprise detecta automáticamente cuándo los datos visibles cambian, y actualiza instantáneamente todas las estaciones de trabajo afectadas. Esto elimina los tediosos retrasos, libera capacidad en la red y abre una nueva dimensión de colaboración. Por ejemplo, con la ayuda de SchedulePro puede garantizar que los encargados de la planificación en Buenos Aires tengan acceso exactamente a los mismos datos actualizados que los encargados de la planificación en Madrid, incluso si justo acaba de posponer en 15 minutos su descanso de las 10:00 horas o si el responsable de planificación acaba de alterar el número de horas presupuestadas.

Supervisión online de todas las reglas de planificación

Verificación automática de las reglas de planificacion

Cualquiera que sea la fase de planificación en la que se encuentre, SchedulePro trabaja en segundo plano para asegurar que cualquier cambio que haga esté de acuerdo con las reglas de planificación. Se tienen en cuenta todas las reglas, desde disposiciones legales pasando por convenios colectivos y contractuales hasta los acuerdos individuales y los acuerdos que haya alcanzado en ciertos centros o con ciertos empleados. Por supuesto, SchedulePro le permite gráficamente cambiar horarios de trabajo de empleados en el momento, y lo que es más importante, le informa si incumple las reglas fijadas o no.

Puede configurar las reglas como desee para reflejar exactamente aquellas que se deben cumplir en su organización. Si está trabajando en proyectos internacionales o interdepartamentales, solamente se realizan las comprobaciones correspondientes. Tiene la libertad de decidir en qué casos una regla debe ser estrictamente aplicada o le debe servir meramente de advertencia.

Representación de los parámetros de la planificación

• Sobrecobertura y cobertura insuficiente – SchedulePro compara continuamente la cobertura de la necesidad con el número de empleados que han sido planificados y muestra cualquier desviación, en formato gráfico si se desea. Esto significa que puede ver inmediatamente cuándo su potencial humano es insuficiente o demasiado. La tecnología “ heatmap” de InVision hace posible ver rápidamente en qué medida se cubre la necesidad existente, o si requiere potencial extra. Cuanto mayor sea la desviación, mayor será el contraste de color.
• Cuenta de horas – Todas las cuentas de horas planificadas y reales se actualizan regularmente por el sistema. Por ello, siempre puede ver cómo los cambios en la planificación afectarán a los horarios de los empleados. También puede ver, gracias al control horario, si el plan presenta divergencias y si por ello es necesario algún cambio en la planificación.
• Parámetros definidos por el usuario – La efectividad de cualquier plan de personal se mide por los indicadores de rendimiento de negocio, tales como el nivel de servicio. Por ello, ¿por qué no tener acceso a esta información durante el proceso de planificación? SchedulePro incorpora parámetros indicadores del módulo de OnlineCockpit y los presenta junto con el plan, siempre actualizados al minuto. Así puede ver de manera precisa cómo el plan se está comportando en términos de facturación, costes, beneficios, calidad de servicio y capacidad de producción.
• Recopilar valores en línea – Todos los parámetros se adecuan en la estructura de la planificación de modo automático e inmediato en todos los niveles superiores recopilando valores totales. Esto significa que los jefes de equipo tendrán una visión de sus equipos, los directores de departamento sobre sus departamentos, los directores generales sobre sus compañías y el presidente sobre la corporación en su totalidad. Puede ver exactamente dónde puede surgir un problema o cómo un departamento se comporta respecto a otro, y todo ello online y sin necesidad de conocimientos técnicos.

Valores importantes de la planificación en el Centro de planificación

Características adicionales que simplifican la planificación

• Rápido acceso a datos detallados – Con SchedulePro, puede acceder a datos detallados en cualquier momento que lo necesite. Incluso desde la vista anual, puede realizar un zoom directamente a cada minuto de la fase de planificación, con un solo clic de ratón y sin esperas.
• Acceso a la historia de la planificación – SchedulePro le permite mostrar los cambios que se han realizado en el plan y saber incluso quién los ha realizado. Además le ofrece la posibilidad de ver los estados anteriores de los planes de trabajo y restablecerlos.
• Búsqueda de sustituto – SchedulePro encuentra rápidamente sustitutos en caso de que ocurran ausencias imprevistas. Si uno de sus empleados está ausente inesperadamente, debido a una enfermedad u otra razón, SchedulePro puede sugerir un sustituto para asegurar que la ausencia no tenga un impacto negativo. Por supuesto, en todo momento se tienen en cuenta todas las reglas correspondientes.
• Intercambio de turnos respetando las reglas – SchedulePro puede organizar intercambios de turnos por usted. Puede decidir si prefiere que el sistema le haga meras sugerencias sobre intercambios adecuados, o si sus empleados pueden intercambiar turnos ellos mismos, usando el módulo Infothek Interactive Schedule.
• Planificación integrada de reuniones – Si tiene que convocar reuniones con muy poco tiempo de antelación, SchedulePro busca la hora más adecuada en que todos los empleados necesarios están presentes y que produzca el menor impacto posible en el plan laboral.

Muestra de funciones del Centro de planificación

Soporte integrado con estructuras virtuales y múltiples emplazamientos

Como el resto de módulos de InVision Enterprise WFM, SchedulePro soporta estructuras virtuales y operaciones en múltiples centros de trabajo, permitiéndole explotar completamente las economías de escala y las eficiencias de establecer colas generales de personal. Puede, por ejemplo, realizar las previsiones para la compañía completa y dividir las previsiones de personal para cada emplazamiento de trabajo. Asimismo, también puede distribuir dinámicamente la carga de trabajo usando la capacidad disponible a nivel local. De hecho, InVision Enterprise WFM ofrece posibilidades ilimitadas tanto para la planificación centralizada como la descentralizada.

No importa cómo decida planificar para sus centros, todos los datos relevantes están siempre disponibles online a través del sistema, consolidados, actualizados y sin necesidad de “descargar y grabar”. Y gracias a la arquitectura multicapas del sistema y a la interfaz web, no estará frustrado por limitaciones técnicas, ni ahora ni en el futuro.

Comparación en línea con datos reales

InVision le da la opción de comparar, de manera detallada y en tiempo real, turnos reales con los planificados. Esto se realiza tomando los datos de la situación de los empleados del ACD (en un entorno de contact center), desde el módulo de Time Keeping de InVision o desde otros sistemas externos, y siempre en tiempo real. Esto significa que puede ver en tiempo real si los empleados están cumpliendo sus turnos, permitiéndole actuar si fuera necesario.