TimeKeeper

Registro y control del tiempo de trabajo exactos en todo momento

TimeKeeper organiza los registros, el control y la gestión de la contabilización del tiempo en tiempo real.

Mayor rendimiento gracias al registro exacto del tiempo de trabajo

El mundo laboral exige cada vez más rendimiento y flexibilidad al tiempo que la complejidad de la estructura empresarial va aumentando de forma evidente. El mercado demanda empleados flexibles en cuanto a sus competencias y al lugar físico de trabajo, factores que complican el proceso de registro del tiempo de trabajo. El módulo TimeKeeper de InVision permite el control de las horas de trabajo de forma sencilla, exacta y detallada. La flexibilidad de sus funciones ofrece la posibilidad de adaptarse a las nuevas necesidades ayudando a la empresa a superar los retos del futuro.

Registro del tiempo de trabajo según actividades

Tanto en el caso en el que los mismos empleados registren su tiempo de trabajo, como en el caso que este proceso lo realice automáticamente el sistema, con el módulo TimeKeeper se puede efectuar un control de los accesos al segundo y adaptarlo a cada actividad y a cada proyecto. El paso siguiente, la revisión y tramitación de los datos a los centros de coste, a la propia empresa o a otros departamentos, es igual de sencillo.

Fácil conexión de terminales de recogida de datos

El módulo TimeKeeper es compatible con una gran variedad de sistemas de recogida de datos gracias a una estructura de interfaz abierta. El sistema lee, convierte y pone a disposición del programa a tiempo real y hasta el último detalle, toda la información relevante proveniente de terminales clásicas con lector de banda magnética, tarjeta chip, de proximidad, infrarrojos, identificación biométrica, o de terminales software o basadas en internet como Infothek TimeRecording o también sistemas que en origen no estaban destinados a la recogida de este tipo de datos como cajas registradoras o sistemas de comunicación telefónicos.

Reglas ajustables para el registro del tiempo de trabajo

Una vez recogidos los datos sobre el tiempo de trabajo, el módulo TimeKeeper ofrece la posibilidad de revisar y corregir dichos datos ayudándose de ciertas reglas configurables según las necesidades de la empresa. Con estas reglas se puede fijar, por ejemplo si un único registro al comienzo de la jornada laboral basta para contabilizar el tiempo de trabajo, si las pausas se deben registrar, qué tipo de redondeo se debe utilizar o cómo se conforman las zonas de tolerancia respecto a los horarios de entrada y salida. Las reglas son ajustables a los distintos departamentos de la empresa y a la normativa legislativa vigente, la normativa laboral y la legislación interna de la empresa. La modificación de las reglas se puede llevar a cabo en cualquier momento sin necesidad de elevados conocimientos de programación.

Tratamiento automático de los datos registrados

En caso deseado, TimeKeeper trata los datos registrados de forma automática. Este proceso engloba la revisión y el control de los datos registrados, de modo que el sistema crea datos que falten o elimina datos de más, redondea las horas de entrada y salida y puede corregir la diferencia entre el horario planificado y el efectivo aunque se infrinjan reglas que regulen esto. El tratamiento automático reduce la revisión manual a la vez que se ahorra tiempo.

Proceso integrado de autorización

Existe la posibilidad de integrar un proceso de autorización en TimeKeeper en el cual el director o cualquier otra persona autorizada comprueba y cierra los datos del registro del tiempo de trabajo. El módulo TimeKeeper muestra la diferencia entre el horario planificado y el efectivo así como las infracciones de las reglas. Los posibles cambios quedan documentados garantizando la total transparencia y posibilitando una revisión completa en todo momento.

Integración completa en la planificación de personal

El módulo TimeKeeper forma parte del sistema InVision Enterprise WFM por lo que se complementa sin ninguna dificultad al resto de componentes del sistema. Todos los módulos del sistema utilizan la misma base de datos y esta gestión centralizada de los datos permite ahorrar tiempo a la vez que se evitan errores ocasionados por el tratamiento de datos en diferentes superficies. La planificación de personal puede seguir realizándose sin problema, las reglas que tratan el tiempo registrado se implementarán a la planificación, así por ejemplo el registro de comienzo de la jornada laboral se podrá realizar sólo dentro de un margen prefijado anterior al inicio del turno o se puede realizar la planificación según el saldo actual de las cuentas de horas.

Actualización constante gracias al tratamiento de datos a tiempo real

Al igual que en otros módulos del sistema InVision Enterprise WFM, los datos en TimeKeeper se revisan a tiempo real. Como resultado, el usuario puede comprobar al momento si hay diferencias entre el horario planificado y el efectivo, o también puede consultar el saldo de las cuentas de horas, o cuántos empleados están desempeñando una actividad concreta en ese momento y en qué lugar. Todos los módulos empleados en la supervisión tienen acceso a la información de TimeKeeper, pudiéndose evaluar dicha información de modo individual o en conexión con otros datos de procedencia interna o externa.

Un único sistema de aplicación internacional

El módulo TimeKeeper de InVision ha sido desarrollado para la aplicación internacional y la práctica demuestra su utilidad a este nivel. Empresas establecidas internacionalmente contarán con un sistema uniforme que recoge las necesidades relativas a los recursos humanos y que les ofrece las particularidades propias de cada país. Las ventajas frente a un sistema heterogéneo son evidentes: menor coste en licencias y de administración, unificación más simple de los datos y mayor transparencia en el tratamiento de la información y los procesos.