Una plataforma para la representación y el análisis de datos de Workforce Management

OnlineCockpit le ofrece en una vista general los datos relevantes de la situación de su empresa en tiempo real.

Planificar, controlar, analizar y reaccionar

Hoy en día los responsables de la planificación han de ofrecer soluciones rápidas y eficientes: ¿cuál es el rendimiento laboral de los empleados planificados?, ¿es posible respetar los niveles de servicio acordados?, ¿es necesario más personal del planificado o existe una sobrecobertura de personal? Gracias a OnlineCockpit los responsables de la planificación pueden analizar y evaluar los datos planificados y reales y llevar a cabo las modificaciones pertinentes. La interfaz del programa permite realizar análisis e informes adaptables a las necesidades de cada empresa.

¿De qué sirve una buena planificación si la realidad se comporta de forma diferente?

Aquí es donde InVision OnlineCockpit entra en juego, un instrumento para la supervisión. Este módulo complementa el resto de módulos de InVision y sirve para controlar los datos en tiempo real y supervisar la planificación de personal. Como consecuencia, conseguirá un mejor servicio gracias al análisis de las causas en caso de divergencia respecto a la planificación.

Planificar el número óptimo de empleados es un factor decisivo para la satisfacción de los clientes ya sea en un contact center, un punto de venta en comercios, el mostrador de un alquiler de vehículos o de un aeropuerto. Por otro lado, hoy en día es necesario rentabilizar al máximo los recursos humanos. OnlineCockpit le muestra en tiempo real si la cobertura de personal se encuentra por encima o por debajo de la necesidad de personal calculada: con unos pocos clics el responsable de la planificación puede encontrar el origen del problema. Además, la función de zoom permite analizar cualquier situación al detalle.

Adelantándonos a los desafíos

La ventaja de OnlineCockpit radica en la comparación automática de los valores de necesidad de personal calculados con los valores reales y la representación de datos procedentes de diferentes fuentes de forma rápida y sencilla. Esta comparación de datos es posible no sólo para datos históricos relativos a un día, una semana o un mes, sino también para datos en tiempo real. Los datos reales, una vez recogidos por sistemas como una instalación telefónica, una caja registradora o un sistema de recogida de datos de acceso, son importados a OnlineCockpit para ser comparados con los datos planificados. El responsable de la planificación comprueba entonces si todo se está desarrollando según la planificación. Si, por el contrario, los datos reales difieren de lo planificado, estará a tiempo de realizar las modificaciones pertinentes.

OnlineCockpit integra la planificación en la actividad diaria de la empresa ofreciendo la posibilidad de realizar un análisis de forma flexible. El ciclo que engloba la planificación y los procesos en ejecución queda completado: es posible generar nuevas curvas de necesidad de personal y la planificación permanece en un continuo proceso de optimación. El proceso de fusionar de forma manual los datos procedentes de distintas fuentes, que requiere gran cantidad de tiempo, ha pasado a la historia. Siguiendo las directivas pertenecientes a la empresa, podrá elaborar análisis e informes que le proporcionan una sólida base para la toma de decisiones. Al igual que para el resto de módulos, existe un sistema de asignación de derechos que regula, en el caso de OnlineCockpit, la visualización de los datos de la empresa así como el acceso a determinadas funciones y a los análisis de datos de empleados de forma individual o en grupos.

Supervisión centralizada y virtual

Es posible evaluar datos sobre productividad, datos de planificación y datos reales según las cualidades (skills), la disponibilidad y el número de operaciones por grupos o turnos. También las actividades como pausas, vacaciones, reuniones, presencias y ausencias se pueden representar de forma sencilla. Esta representación permite controlar la cobertura de personal en tiempo real y, en caso de ser insuficiente, intervenir rápidamente para impedir posibles problemas y llamar a los empleados que se encuentran realizando un cursillo de formación o en la pausa. Se puede realizar una supervisión de los valores de forma centralizada de modo que se supervisan varios emplazamientos sin importar su situación geográfica.

Tanto el análisis de valores en tiempo real como la revisión de datos históricos suponen una gran ayuda para optimizar los recursos en las planificaciones futuras. Gracias a estos análisis se puede identificar si la planificación del día se ha realizado correctamente: ¿se han efectuado las pausas y los cursos de formación en los mejores momentos o hubiera sido mejor planificarlos con otro horario?, ¿se encontraban los empleados apropiados en el momento adecuado y con las cualificaciones necesarias? OnlineCockpit suministra la información necesaria para que la planificación se encuentre en un proceso de mejora continuo.

Con ayuda de diagramas adaptables, el usuario puede controlar los valores umbrales y los valores límites (máximo y mínimo) configurados previamente según las exigencias de la empresa y recibir mensajes de información automáticos en el caso de que dichos valores no sean respetados. Además es posible configurar combinaciones de parámetros y valores personalizados para que el usuario pueda realizar las comparaciones necesarias, como por ejemplo tener en cuenta la influencia de factores externos como aspectos climáticos o eventos (puentes, vacaciones, acontecimientos deportivos, etc.) para analizar el volumen de trabajo y calcular la necesidad de personal necesaria.

Estructuras flexibles para un uso personalizado

Los procesos empresariales y las condiciones del mercado hoy en día ya no se estructuran de forma tan rígida, por ello es necesario que los análisis y los informes puedan ser constantemente ampliados y modificados. OnlineCockpit es un sistema activo que crece según sus necesidades. Este sistema cuenta con una interfaz de usuario flexible, de manejo sencillo e intuitivo en la que se pueden definir y editar los parámetros que son relevantes para cada empresa. En unos pocos pasos es posible dar nueva forma a los análisis y los informes. Se puede seleccionar entre una representación en forma de gráfico, tabla o diagrama y los intervalos de tiempo a mostrar en el análisis y los sistemas de origen también se pueden configurar. Gracias a OnlineCockpit se pueden confrontar los datos planificados con los datos reales procedentes de otros módulos de InVision o también de otras fuentes o sistemas de datos.

Asegurar el know-how de la empresa

Las consultas que realice en OnlineCockpit se pueden registrar como plantillas accesibles en todo momento y exportables a Microsoft Excel. De este modo, el know-how permanece en la empresa y otros usuarios pueden hacer uso de él. Además puede documentar la productividad de los procesos que se llevan a cabo en su empresa mediante informes. Tanto si los datos se usan para un control interno como si se destinan a negocios externos, tiene la posibilidad de comprobar si los objetivos fijados son alcanzados. OnlineCockpit es la plataforma integrada de información designada para el control completo de la planificación de personal.