La gestión efectiva de sus empleados comienza con el cálculo de la necesidad de personal. Es crucial determinar, de manera precisa, su necesidad de personal para que la planificación sea efectiva. De otro modo, cualquier trabajo realizado es totalmente ineficaz. Para empresas con cargas de trabajo que fluctúan periódicamente (por horas, días, semanas o temporadas), ForecastPro es la herramienta ideal para una previsión exacta del personal necesario.
ForecastPro permite definir libremente los parámetros (tales como ventas, el número de contactos con clientes, el tiempo medio de actuación, o el volumen de producción) que influyen en las previsiones futuras. No hay restricciones en el tipo de datos implicados. De hecho, incluso información poco usual como las estadísticas metereológicas pueden ser introducidas y usadas.
Todos los parámetros son almacenados en una estructura jerarquizada simple definida por el usuario, desde el emplazamiento individual y nivel de departamento, hasta la empresa entera. Cada unidad de previsión contiene la información precisa que se necesita para determinar la necesidad de personal para cada unidad. Por ejemplo, usted podría, normalmente, basar las previsiones para su contact center en el número de llamadas y correos electrónicos más el tiempo de procesamiento añadido. Las previsiones de organizaciones de distribución minorista puede ser derivadas de ingresos por horas, estadísticas metereológicas o modelos de entrada de clientes, mientras que previsiones para empresas de fabricación pueden estar basadas en volúmenes de producción o capacidad de las líneas de producción. Adicionalmente se puede especificar para cada unidad horarios de apertura individualizados, cualquier combinación está incluida, desde intervalos de 15 minutos cada semana hasta 24 horas, 7 días a la semana.
Usando el calendario de previsión, se pueden definir eventos especiales que requieran previsiones y cálculos específicos; y esto se puede hacer para cada unidad de previsión. Esto significa que las campañas de publicidad, envíos de catálogos o facturas, incrementos de precios y cualquier otra circunstancia, puede ser incorporada y tenida en cuenta correctamente a la hora de calcular de la necesidad.
Las curvas de distribución típicas de los parámetros para días o periodos específicos (por ejemplo semanas) se muestran usando datos históricos. Por ejemplo, puede ver cuántos clientes tiene que gestionar un lunes típico o qué proporción de sus ingresos se genera el segundo lunes de cada mes. Los datos del día anterior o del periodo definido, se presentan gráficamente, junto con una media ajustada. El usuario puede ajustar manualmente cualquiera de los valores, teclear nuevos o incluso mover la curva usando el ratón.
El sistema es inteligente y adaptativo. Cuanto más datos históricos se integren, y más predicciones se realicen, más exactos serán los resultados. Con el tiempo, la necesidad de suposiciones se elimina y las previsiones exactas llegan a ser una rutina.
El asistente de previsión de ForecastPro combina todos los pasos necesarios para calcular las futuras cargas de trabajo, presentando, paso a paso, los campos para introducir los datos necesarios. El sistema reconoce automáticamente las tendencias estacionales e integra toda la información necesaria, como las curvas de distribución diarias y semanales, para el periodo específico. Los resultados se muestran gráficamente. Incluso, si así lo desea, puede mostrarlos en intervalos de 15 minutos dentro del periodo de previsión.
El sistema es inteligente y adaptativo. Cuanto más datos históricos se integren, y más predicciones se realicen, más exactos serán los resultados. Con el tiempo, la necesidad de suposiciones se elimina y las previsiones exactas llegan a ser una rutina.
Con independencia de la naturaleza y complejidad del área de negocio involucrada, ForecastPro le proporciona el método ideal para calcular su necesidad de personal. Gracias a la tecnología de scripts y de otros métodos de cálculo predefinidos, ForecastPro le permite decidir si desea determinar, por ejemplo, un nivel de servicio para su call center, un tiempo medio de espera para finalización de trabajos o servicios, la carga de trabajo media para sus líneas de producción, o el tiempo medio de respuesta para sus actuaciones administrativas de back-office. Es necesario comentar que ForecastPro soporta los estandars de la industria tales como la teoría de los datos en colas, Erlang “C”, presupuesto por horas y simulación multi-skill. La planificación de actividades múltiples de InVision WFM (en espera de patente, ver módulo AutoScheduler) ofrece grandes ventajas en la planificación de personal dentro de entornos con múltiples perfiles laborales.
Como el resto de módulos de InVision Enterprise WFM, ForecastPro soporta estructuras virtuales y operaciones en múltiples centros de trabajo, permitiéndole explotar completamente las economías de escala y las eficiencias de establecer colas generales de personal. Puede, por ejemplo, realizar las previsiones para la compañía completa y dividir las previsiones de personal para cada emplazamiento de trabajo. Asimismo, también puede distribuir dinámicamente la carga de trabajo usando la capacidad disponible a nivel local. De hecho, InVision Enterprise WFM ofrece posibilidades ilimitadas tanto para la planificación centralizada como la descentralizada.
No importa cómo decida planificar para sus centros, todos los datos relevantes están siempre disponibles online a través del sistema, consolidados, actualizados y sin necesidad de “descargar y grabar”. Y gracias a la arquitectura multicapas del sistema y a la interfaz web, no estará frustrado por limitaciones técnicas, ni ahora ni en el futuro.
El módulo OnlineCockpit monitoriza continuamente las previsiones realizadas por ForecastPro, comparando las previsiones con los datos reales. Si ocurren desviaciones, los datos actuales son usados para actualizar automáticamente las previsiones en tiempo real. Este proceso es conocido como “nueva previsión” online. Le facilita ver, en cualquier momento, como la última información actualizada afectará al resto del día. En resumen, le permite reaccionar a los cambios más rápidamente que sus competidores.
Todas las previsiones realizadas con ForecastPro pueden ser guardadas como versiones diferentes, haciendo fácil evaluar el impacto de cambiar los parámetros de las previsiones. Por ejemplo, si su carga de trabajo aumenta el 10% en vez del 5%, usted estará preparado para gestionar las consecuencias. Además, puede evaluar de manera exacta el impacto que puede suponer el incrementar la calidad de servicio en la necesidad de personal o cómo reducir los tiempos de espera de los clientes afectaría a sus costes.
