Bedarfsprognose

ForecastPro

Die erste Kristallkugel, die funktioniert

ForecastPro liefert detaillierte Prognosen Ihres zukünftigen Personalbedarfs auf Grundlage historischer Informationen.

Kein Einsatz ohne Bedarf

Der Personalbedarf ist die Grundlage jeder Planung des Personaleinsatzes. Daher ist die exakte Bestimmung des Personalbedarfs ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein optimales Workforce Management. Gerade für Unternehmen und Unternehmensteile, in denen das Arbeitsaufkommen in periodisch – z.B. täglich, wöchentlich oder saisonal – wiederkehrenden Mustern anfällt, ist ForecastPro das ideale Mittel, um den zukünftigen Personalbedarf akkurat zu prognostizieren.

Einfache Definition von Kennzahlen und der Prognosestruktur

ForecastPro ermöglicht es, beliebige Kennzahlen (z.B. Umsatz, Anzahl Kundenkontakte, durchschnittliche Transaktionsdauern, zu produzierende Stückzahlen etc.) zu definieren, für die historische Daten gesammelt oder Prognosen erstellt werden sollen. Die Art der Daten ist nicht beschränkt, so dass selbst exotische Kennzahlen wie Wetterdaten erfasst werden können.

Galerie: Administration branchenspezifischer Kennzahlen

Alle Kennzahlen werden in einer benutzerdefinierten, hierarchischen Struktur abgelegt. Damit können z.B. Abteilungen in Standorten, Standorte in Bereichen und Bereiche im Gesamtunternehmen automatisch konsolidiert werden. Jede Prognoseeinheit erhält dabei nur genau die Daten, die für die Bestimmung des Personalbedarfs nötig sind. So können Sie die Prognose in Ihrem Contact Center auf der Anzahl der Anrufe sowie Bearbeitungsdauer und E-Mails sowie auf der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer, in Ihrer Vertriebsorganisation auf Stundenumsätzen oder Kundenfrequenzen und in Ihrer Produktion auf Stückzahlen und Maschinenauslastung basieren lassen. Und da Sie für jede Einheit individuelle Öffnungszeiten festlegen können, ist von 15 Minuten pro Woche bis zu 24*7 alles möglich.

Die gesammelten Rohdaten können durch den Benutzer bearbeitet werden, so dass ungewöhnliche Ausreißer gesondert gespeichert werden, ohne die normale Prognose zu beeinflussen.

Prognosekalender für besondere Ereignisse

Mit dem Prognosekalender können Sie für jede Prognoseeinheit besondere Ereignisse festlegen, für die eine spezielle Prognose und Bedarfsberechnung notwendig ist. Dadurch werden auch Verkaufs- oder Werbeaktionen, Katalog- oder Rechnungsaussendungen, Tariferhöhungen etc. richtig erfasst und genau so akkurat in die Bedarfsberechnung einbezogen.

Komfortable Erstellung und Aktualisierung von typischen Verteilkurven

Bearbeitung einer typischen Tagesverteilkurve

Auf Basis der gesammelten historischen Daten werden typische Verteilkurven der Kennzahlen für Tage und Perioden (z.B. Wochen) erstellt. Dazu werden die Daten der vorangegangenen Tage bzw. Perioden grafisch aufbereitet und zu einem gewichteten Durchschnitt zusammengefasst. Ein Eingriff des Benutzers ist jederzeit möglich und wird durch komfortable Assistenzfunktionen unterstützt. So wissen Sie jederzeit, wie Ihre Kundenfrequenz an einem typischen Montag verläuft und welcher Anteil Ihres Umsatzes auf den zweiten Montag im Monat entfällt.

Akkurate Prognose des zukünftigen Arbeitsaufkommens

Prognoseassistent

Der Prognoseassistent von ForecastPro fasst alle Schritte, die für eine Berechnung des zukünftigen Arbeitsaufkommens notwendig sind, übersichtlich zusammen und führt Sie durch die Eingaben. ForecastPro erkennt dabei automatisch saisonale Trends und kombiniert alle notwendigen Informationen wie Tages- oder Wochenverteilkurven für den von Ihnen vorgegebenen Zeitraum. Alle Ergebnisse werden grafisch aufbereitet, auf Wunsch für jedes 15-Minuten-Intervall innerhalb des Prognosezeitraums. Sie können selbstverständlich an jeder Stelle die Vorschläge des Systems mit eigenen Informationen ergänzen.

Das System ist intelligent und lernt mit. Je mehr historische Informationen gesammelt werden, je mehr Prognosen Sie machen, desto genauer werden die Ergebnisse. Damit ist eine akkurate Prognose zukünftig ein Kinder- und kein Ratespiel mehr.

Einfache Umrechnung in Personalbedarf

Ganz gleich, für welche Abteilung Ihres Unternehmens Sie den Personalbedarf berechnen wollen – ForecastPro stellt die richtige Methode zur Verfügung. Mit Hilfe einer umfangreichen Skriptschnittstelle und zahlreichen vordefinierten Methoden entscheiden Sie, ob Sie für Ihr Call Center einen Service Level, für Ihr Back Office eine durchschnittliche Antwortdauer, für die Kassen- oder Beratungsplätze Ihrer Vertriebsorganisation eine maximale Wartezeit oder für Ihre Produktion eine durchschnittliche Auslastung vorgeben. Und selbstverständlich unterstützt ForecastPro Branchenstandards wie Warteschlangentheorien, Stundenumsätze oder Multi-Skill-Simulationen.

Integrierte Unterstützung virtueller Strukturen und verteilter Standorte

Damit Sie den Effekt des Mitarbeiter-Poolings voll nutzen können, unterstützt ForecastPro wie alle Module von InVision Enterprise WFM bereits im Kern virtuelle Strukturen und verteilte Standorte. So können Sie z.B. die Prognose Ihrer Kennzahlen für Ihr Gesamtunternehmen durchführen und die Umrechnung in einen Personalbedarf für jeden Standort getrennt vornehmen. Oder Sie verteilen bereits während der Prognose das Arbeitsaufkommen dynamisch anhand der dezentral bereitgestellten Kapazität. Oder Sie erstellen einen übergreifenden, virtuellen Personalbedarf und führen lediglich die Einsatzplanung dezentral durch. Oder, oder, oder – die Möglichkeiten von InVision Enterprise WFM zur zentralen oder dezentralen Bearbeitung sind nahezu unbeschränkt.

Egal wie Sie Ihre verteilten Standorte abbilden, alle Daten werden immer online systemweit zur Verfügung gestellt, konsolidiert und aktualisiert. Und dank der durchgängigen Multi-Tier-Architektur und Web-Oberfläche werden Sie dabei nicht an technologische Grenzen stoßen. Weder jetzt noch in Zukunft.

Aktualisierung von Prognosen in Echtzeit

Alle von ForecastPro erstellten Prognosen können durch das Modul OnlineCockpit laufend überprüft werden. Dabei wird bei Abweichungen automatisch und kontinuierlich eine Echtzeit-Aktualisierung der Prognose auf Basis von Ist-Daten – ein so genannter Online-Reforecast – erstellt. Damit sehen Sie jederzeit, wie der Rest des Tages unter Berücksichtigung der neuesten Informationen verlaufen wird und können schneller als Ihr Wettbewerb auf Veränderungen reagieren.

Was-wäre-wenn-Szenarien

Jede Prognose in ForecastPro kann mit unterschiedlichen Parametern erstellt und in separaten Versionen gespeichert werden. So sind Sie immer vorbereitet, falls Ihr Arbeitsaufkommen doch um 10% anstatt um 5% wächst und können abschätzen, wie sich ein höherer Service Level auf Ihren Personalbedarf auswirkt oder eine geringere Wartezeit für Ihre Kunden auf Ihre Kosten.