Warum Optimierung in der Einsatzplanung?

Eine Zahl mit 22,560 Ziffern.

Kann man Workforce Management nicht einfach manuell oder mit Hilfe einer Tabellenkalkulation betreiben?

Jeder, der schon einmal selber einen Personaleinsatzplan erstellt hat, weiß, dass bei der Planung eine ganze Reihe von unterschiedlichen Faktoren berücksichtigt werden muss. Neben den obligatorischen gesetzlichen und tarif- bzw. arbeitsvertraglichen Regeln gibt es meistens deutlich ausgeprägte Präferenzen und Restriktionen der Mitarbeiter, eine bestimmte Anzahl von Mitarbeiter-Qualifikationen sowie sonstige Rahmenbedingungen wie z.B. Fahrgemeinschaften, die Berücksichtigung von Arbeitszeitkonten oder etwaige Budgetrestriktionen.

Nicht genug damit, dass ein Plan regelkonform sein muss. Er muss auch möglichst optimal auf den Bedarf abgestimmt sein. Denn wenn mehr Mitarbeiter als benötigt eingeplant werden, dann kostet der Einsatz zuviel, während zuwenig Mitarbeiter möglicherweise dazu führen, dass Kunden nicht bedient oder Maschinen nicht betrieben werden können.

Einsatzplanung als komplexes Rechenmodell

Das Aufstellen eines Personaleinsatzplans ist ein kombinatorisches Problem. Komprimiert dargestellt muss die richtige Kombination von Mitarbeitern, Einsatzzeiten und Tätigkeiten gefunden werden, die alle Regeln einhält und die beste – weil optimale – Bedarfsdeckung bietet.

Doch wie viele Kombinationen gibt es überhaupt?

Angenommen, es müssen an einem Tag insgesamt 25 Mitarbeiter auf eine Aktivität eingeplant werden. Die Mitarbeiter können dabei jeweils um 8:00, 9:00 und 10:00 Uhr mit Ihrer Arbeit beginnen. Daraus ergeben sich 3 hoch 25 = 847.288.609.443, also über 847 Milliarden verschiedene Möglichkeiten, wie diese Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten. 847 Milliarden mögliche Pläne, und einer oder mehrere davon sind die für Ihren Bedarf am besten passenden.

Angenommen, diese 25 Mitarbeiter sollen flexibler arbeiten, beginnen ihre Arbeit zwischen 8:00 und 10:00 Uhr in einem 15-Minuten-Raster und können pro Tag vier, fünf, sechs, sieben oder acht Stunden arbeiten, dann steigt die Anzahl der Möglichkeiten für einen Zeitraum von 5 Tagen auf 45 hoch 125. Während schon die Überprüfung von 3 hoch 25 Plänen auf Regelkonformität und optimale Bedarfsdeckung umfangreich erscheint, ist die manuelle Bearbeitung von 45 hoch 125 Plänen in einer endlichen Zeit kaum vorstellbar.

Betrachtet man nun ein Szenario, in dem 100 Mitarbeiter in einem Monat auf zehn verschiedenen Aktivitäten (inkl. Pause) einzuplanen sind, die Arbeitszeit alle 15 Minuten zwischen 8:00 und 16:00 Uhr startet, zwischen vier und acht Stunden in 15-Minuten-Intervallen andauert und darüber hinaus ein Mitarbeiter je Tag nacheinander bis zu 5 unterschiedliche Aktivitäten ausführt, dann steigt die Anzahl der möglichen Kombinationen auf 33,126,489 hoch 3000 (eine Zahl mit 22,560 Ziffern) – ohne dabei auch nur eine einzige flexible Pause zu berücksichtigen.

Eine Problemstellung, die derart viele Lösungsmöglichkeiten hat, fällt mathematisch betrachtet unter die NP-harten bzw. NP-vollständigen Probleme. Nur professionelle Workforce-Management-Systeme mit automatischer Optimierung sind in der Lage, unter diesen Bedingungen optimale Pläne zu erzeugen.

Mit InVision Enterprise WFM lösen Sie diese Problemstellung – schnell, einfach und auf Ihre speziellen Anforderungen abgestimmt.