Kosteneinsparung durch Workforce Management mit InVision

Problembeschreibung

Vom Umsatz her rangiert der Handelskonzern DinoSol unter den Top 50 aller spanischen Unternehmen und ist die Nummer 1 auf den Kanarischen Inseln. In den letzten drei Jahren sind Umsatz und Betriebsergebnis deutlich gestiegen: Im Jahr 2006 erreichte das Umsatzvolumen 1,96 Milliarden Euro. Für die folgenden drei Jahre wird ein konstanter Anstieg auf über 2 Milliarden Euro erwartet. Dank dieser positiven Entwicklung steigt die Anzahl der Filialen und Mitarbeiter von DinoSol ebenfalls stetig an. Dementsprechend bilden die Personalkosten einen großen Teil der betrieblichen Aufwendungen und die Planung des Personals und der Schichten stellt mit einer Vielzahl an Faktoren, die in Betracht gezogen werden müssen, eine komplexe Herausforderung dar.

Bevor DinoSol eine Änderung des Prozesses der Personaleinsatzplanung in Betracht zog, erstellte jeder Marktleiter die Einsatzpläne für seine Filiale manuell – ohne jegliche Richtlinien, lediglich basierend auf eigenen Erfahrungswerten und mit der Unterstützung der Personalabteilung und der Verkaufsleiter. Dies führte zu zeitaufwendigen Planungsprozessen und hielt die Filialleiter davon ab, sich zu 100 Prozent um Umsatz und Kundenservice zu kümmern. Zusätzlich wiesen die Personaleinsatzpläne Fehler hinsichtlich der Einhaltung arbeitsrechtlicher und vertraglicher Vorgaben auf. Hinzu kommen aktuelle Gerichtsurteile, die eine gesetzliche Ruhezeit von 48 Stunden am Stück pro Woche und Mitarbeiter vorschreiben, und ein entsprechendes Arbeitsgesetz soll bereits in den kommenden Monaten in Spanien in Kraft treten. Nach einer internen Analyse kam DinoSol zu dem Ergebnis, dass dieses neue Gesetz aufgrund notwendiger Neueinstellungen zusätzliche Personalkosten in Höhe von 2 bis 3 Millionen Euro zur Folge haben würde.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, beschloss DinoSol, eine Softwarelösung für ein professionelles Workforce Management (WFM) zu installieren, die die Erstellung optimierter Personaleinsatzpläne automatisiert, dadurch den Planungsaufwand für die Filialleiter reduziert und den Handelskonzern vor einem zusätzlichen Anstieg der Personalkosten bewahrt.

Projektbeschreibung

Nach einer Evaluation der aktuell am Markt erhältlichen Systeme hat DinoSol das Unternehmen InVision Software eingeladen, seine Lösung InVision Enterprise WFM (iWFM) zu präsentieren. Nach der Produktdemonstration bewertete DinoSol die Software als leistungsstark und effizient, und auch die von InVision vorgestellten Referenzen aus dem Handel entsprachen in allen Bereichen den Anforderungen des Unternehmens. Zusätzlich hat InVision einen Testlauf mit den von DinoSol analysierten Daten hinsichtlich des bevorstehenden neuen Arbeitsgesetzes durchgeführt. Das Ergebnis: Um den künftigen gesetzlichen Einschränkungen zu genügen, kann DinoSol mit Hilfe von iWFM eine optimierte Verteilung der vorhandenen Personalressourcen realisieren und somit auf die Rekrutierung zusätzlicher Arbeitskräfte vollkommen verzichten bzw. die errechneten zusätzlichen Personalkosten einsparen. Dies überzeugte das Projekt-Team von DinoSol und InVision wurde mit der Durchführung eines Pilotprojektes beauftragt.

Nach vier Monaten war dieses Projekt erfolgreich abgeschlossen und InVision wurde mit der Implementierung des Systems in allen Filialen der DinoSol-Gruppe beauftragt. Zusammen mit dem „Pioneer Store”, wo das Pilotprojekt durchgeführt wurde, hat InVision Software die WFM-Lösung in drei superSol-Märkten implementiert. Zusätzlich wurden die Stammdaten für insgesamt 50 Filialen von InVision zentral in der Personalabteilung konfiguriert und zwei Planer sowie der Personalleiter in der Anwendung der Software geschult. Ein externer Berater begleitete den kompletten Roll-out aller verbliebenen Filialen.

DinoSol definierte zwei Kernanforderungen für die Implementierung des neuen WFM-Systems: Einerseits die optimierte Belegung der Kassen, die an der jeweiligen Kundenfrequenz orientiert ist, andererseits die komplexe Planung des Einsatzes der Regalbefüller bei DinoSol. Hier muss eine Reihe von Aufgaben koordiniert werden, etwa das Auffüllen und Etikettieren der Produkte, der Austausch abgelaufener Ware, die permanente Inventur und Instandhaltung sowie die Annahme der Ware, die sowohl von den DinoSol eigenen Transportern als auch von externen Anbietern angeliefert werden. Neben den Aktivitäten der Regalbefüller und Kassierer berücksichtigt der neue Planungsprozess auch Urlaub, Pausen und Abwesenheiten sowie die generellen Führungsaufgaben der Filialleiter. Das bedeutet, dass nun der Einsatz von insgesamt rund 5.000 Mitarbeitern der DinoSol-Gruppe mit dem neuen System verplant wird.

Da eines der Hauptziele des neuen WFM-Prozesses von DinoSol darin bestand, die Filialleiter von ihren bisher aufwendigen Planungsaufgaben zu entlasten, wurde InVision Enterprise WFM in der zentralen Personalabteilung installiert. Die Stammdaten der Mitarbeiter werden hier über eine Schnittstelle zum bereits bestehenden HR-System in das Workforce-Management-System von InVision importiert. Zwei Personalplaner definieren und speichern alle relevanten Regeln sowie Schichtmuster zur automatischen Berücksichtigung der Vereinbarungen, die in den einzelnen Mitarbeiterverträgen enthalten sind. Die Einsatzpläne für alle 5.000 Mitarbeiter werden von den Planern einen Monat im Voraus erstellt und an die Filialleiter zur internen Verteilung weitergeleitet. Da diese keinen lokalen Zugang zum WFM-System haben, müssen sie die Personalabteilung über Abwesenheiten und Zwischenfälle, die außerhalb der Planung liegen, täglich informieren.

Eine möglichst exakte Vorhersage der Kundenfrequenz und des entsprechend erforderlichen Personals ist eine wesentliche Voraussetzung für den optimierte Mitarbeitereinsatz. DinoSol prognostiziert das zu erwartende Arbeitsvolumen für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat auf Basis historischer Daten wie Kassenzettel, Etiketten, Anzahl verkaufter und abgelaufener Waren sowie der permanenten Inventur der Artikel von DinoSol und externen Lieferanten. Diese Daten werden vom bestehenden Data-Warehouse über eine Schnittstelle in das WFM-System importiert.

Gemäß des prognostizierten Arbeitsaufkommens und Personalbedarfs erstellen die Planer die Einsatzpläne, die alle relevanten Vorgaben optimal abdecken. Die Pläne werden mit dem AutoScheduler erstellt, einem vollautomatischen Modul der InVision-Lösung, welches auf Knopfdruck optimierte Pläne erstellt und dabei sowohl alle rechtlichen als auch unternehmensrelevanten Vorgaben berücksichtigt. Der AutoScheduler führt den gesamten Optimierungsprozess in einem einzigen Schritt durch – von der langfristigen Zuweisung von Mitarbeitern bis hin zur detaillierten Auflistung der Aktivitäten, die im Laufe eines einzelnen Tages ausgeführt werden müssen.

Vor dem Einsatz von InVision Enterprise WFM war die Disposition des Personals bei DinoSol nicht ausreichend effizient: Die Mitarbeiter arbeiteten in starren Schichtmustern und die Filialleiter planten nach einer täglichen Routine. Jetzt, wo das Personal nach dem tatsächlichen, aktuellen Bedarf geplant wird, kann DinoSol seinen Mitarbeitern flexible Schichten anbieten und beschäftigt nun auch Teilzeitkräfte, um Spitzenzeiten abzudecken. Diese Flexibilisierung ermöglicht eine optimierte Zuweisung von Mitarbeitern und Aktivitäten.

Ein effektiver Workforce-Management-Prozess schließt mit einem stringenten Monitoring ab, um zu kontrollieren, ob sich die erstellten Pläne mit den aktuellen Anforderungen auch tatsächlich decken. DinoSol nutzt das iWFM-Modul OnlineCockpit, um zu analysieren, inwiefern Prognose und eigentlicher Bedarf oder Personaleinsatzplanung und Deckung voneinander abweichen. Die Integration der Ergebnisse in den WFM-Prozess hilft den Planern dabei, zukünftig noch genauere Prognosen und exaktere Dienstpläne zu erstellen. Darüber hinaus nutzt DinoSol die Kontroll- und Reportfunktionen der InVision-Lösung, um die Produktivität, Service- und Arbeitsqualität der Mitarbeiter mithilfe eines neuen Bonus-Systems zu messen. Zu diesem Zweck hat DinoSol vorab alle relevanten Aktivitäten in 12 Filialen analysiert, um die jeweilige durchschnittliche Abwicklungszeit pro Aktivität zu ermitteln. Diese Durchschnittszeiten werden in die Planung mit einbezogen. Wenn die fertigen Dienstpläne von der Personalabteilung dann an die Filialen geliefert werden, müssen die Marktleiter dafür Sorge tragen, dass diese auch eingehalten werden. Führt ein Mitarbeiter alle geplanten Aktivitäten innerhalb des vorgegebenen Zeitraums aus, wurde die Planung eingehalten und der entsprechende Mitarbeiter erhält die vereinbarte Prämie.

Ergebnisse

Mit der Einführung dieses Bonus-Systems hat DinoSol eine ebenso nützliche wie einfache Methode implementiert, um die Produktivität und Effizienz der Filialen zu kontrollieren und gleichzeitig die Mitarbeitermotivation zu verbessern. Dies belebt auch die Umsätze und den Servicelevel, da die Mitarbeiter bemüht sind, gute Ergebnisse in Bezug auf Produktivität, Qualität und Kundenservice zu erreichen.

Noch offensichtlicher werden die Vorteile der Software mit Blick auf die reduzierten Personalkosten: Dank der Zentralisierung und Standardisierung des gesamten WFM-Prozesses können sich die Filialleiter nun auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren. Außerdem konnten durch die Automatisierung die betrieblichen Aufwendungen für die Planung reduziert werden: Statt der Einbeziehung aller Filialleiter wird die gesamte Personaleinsatzplanung nun von lediglich zwei zentralen Planern durchgeführt.

Die automatisierten Prozesse mit InVision Enterprise WFM unterstützen DinoSol bei der Erstellung zuverlässiger Prognosen und optimierter, bedarfsorientierter Dienstpläne. Die Flexibilisierung der Arbeitsschichten ist nun ebenso möglich wie der Einsatz von Teilzeitkräften zur Deckung unterbesetzter Spitzenzeiten. In einigen Filialen belaufen sich die Einsparungen bei den Personalkosten auf bis zu 7 Prozent.

Darüber hinaus kann DinoSol aufgrund der optimierten Einsatzplanung der bestehenden Mitarbeiterresourcen mit InVision Enterprise WFM zusätzliche Personalkosten von 2 bis 3 Millionen Euro vermeiden und muss keine zusätzlichen Neueinstellungen vornehmen, um den Vorgaben des bevorstehenden neuen Arbeitsgesetzes Rechnung zu tragen.